Mal einen richtigen Befreiungsschlag durch Großaufträge zu landen ist für kleine Unternehmen in Schwierigkeiten immer wieder eine Hoffnung.

Business Story: “mal so einen Befreiungsschlag landen, das wärs”

Ein richtiger Befreiungsschlag durch einen fetten Auftrag, das ist die große Hoffnung an die sich viele kleine Unternehmen in Schwierigkeiten klammern. Aber woher soll der kommen und wäre überhaupt die Kapazität da, diesen zu bewältigen? – eine Business Story über das enorme Potenzial von Büro- und Arbeitsorganisation und den unverhofften Befreiungsschlag

Mein Einstieg in drei sehr intensive Tage vor Ort, machte die morgendliche Teambesprechung die erst kürzlich eingeführt worden war. Etwas verklemmt saß die Männerrunde da und wusste nicht so recht wie sie sich verhalten sollte. Der Unternehmer war sichtlich angespannt und nervös, auch die Semmeln blieben weitestgehend unberührt. Meine Anwesenheit schien den Herren auf den Magen zu schlagen – dabei hatte ich außer “Guten Morgen” noch gar nichts gesagt. Ich saß im Hintergrund und machte mir ein paar Notizen zu dem, was ich so hörte und sah.

Ein Handwerksbetrieb: ein Chef, eine studentische Hilfskraft im Büro (frisch vom Abi, ohne jegliche Berufserfahrung), vier angestellte Monteure. Ein Büro mit zwei angrenzenden Lagerräumen. In einem Wort: chaotisch. Herzlich, entwaffnend sympathisch, tolle Arbeit, aber hochchaotisch.

Am Ende der Besprechung schwärmten die Monteure aus, der Unternehmer drehte sich mit gequälter Miene um und sagte: “Das war bestimmt ganz schlimm. Ist noch was zu retten?” So als rechne er damit, dass ich gleich das Todesurteil sprechen und am Ende des Tages die Tür für immer zugesperrt würde. Was für einen Druck musste er haben!

Tag 1) Erst einmal sammeln und strukturieren – das Fazit: ausgeprägtes Chaotentum und Geldvernichtung

Wir hatten uns zuvor nicht gesprochen oder gesehen. Ich bevorzuge es, mir einen völlig unvoreingenommenen eigenen Eindruck zu verschaffen und durch Beobachtung ein Gefühl von Teamstimmung und möglichen Gründen für die Schwierigkeiten im Unternehmen zu bekommen. Eben der ungetrübte Blick von außen.

Eins war mir nach der morgendlichen Besprechung sofort klar: der Unternehmer war ein richtiger Kümmerer. Es war ihm ein tiefes Anliegen, dass sich alle wohl fühlen, dass alle gerne bei ihm arbeiten. Und ich war sicher, einen Hauch davon gespürt zu haben, dass ihn sein Team nicht hundertprozentig als Chef Ernst nahm. Nicht, dass sie ihn nicht respektierten, aber da war eine Laissez-faire-Stimmung nach dem Motto “Red mal Chef”. Was sich bestätigen sollte.

In unserem anschließenden Gespräch oder besser im gesamten Tagesverlauf, haben wir eine typische Arbeitswoche einmal abgebildet – davon viel im Auto, weil ich einem völlig repräsentativem Tag hautnah beiwohnen konnte:

  • unzählige Unterbrechungen durch Anrufe der Monteure
  • keinerlei (wirklich keinerlei) Organisation der Aufgaben, was reinkam wurde einfach sofort erledigt
  • mindestens die Hälfte des Arbeitstages ging dadurch drauf, dass der Unternehmer quer durch die Stadt zu Baumärkten und seinen Baustellen gefahren ist, weil die Monteure Werkzeug oder Material vergessen hatten (“Chef macht schon, der kümmert sich”)
  • existenziell wichtige Dinge wie Angebote schreiben sind dadurch häufig hinten runter gefallen
  • viele Anrufe von Kunden die auf Angebote warteten oder sich über die mangelnde Termintreue beschwerten (ständiges Beschwichtigen und Deeskalieren via Telefon)
  • keinerlei Überblick wann eigentlich welches Projekt anstand (und wann dafür entsprechend rechtzeitig Material bestellt werden müsste) – was zu sehr häufigen Terminverschiebungen bei den Kunden führte

Kurzum: den ganzen Tag nur Krisenmanagement. Reagieren statt Agieren. Und durch die täglich nötigen Schnell-Einkäufe im Baumarkt war auch sofort klar, warum trotz an sich guter Auftragslage unterm Strich nichts hängen blieb: Geld verbrennen leicht gemacht, durch kurzfristige Einkäufe zu überteuerten Preisen.

Die Kunden mussten schon recht leidensfähig und geduldig sein. Was sie auch grundsätzlich waren, da das Endergebnis immer absolut erstklassig war! Aber ehrlich gesagt, grenzte es fast an ein Wunder, dass am Ende dieser Betriebsprozesse überhaupt ein fertiges Ergebnis raus kam.

“Ach du Scheiße”, war der treffende Kommentar am Ende eines langen Tages, als ich meine Beobachtungen in diesem Fazit mitteilte. Wir haben dann noch das Team abgebildet (mit Stärken und Schwächen jedes einzelnen) sowie eine ungeschönte Bestandsaufnahme aller langfristigen und kurzfristigen Verbindlichkeiten gemacht, die es so auch nicht gab. Ohne monatliche Fixkosten. Hier mal was geliehen, da mal was gestreckt, da eine Restsumme vom Kredeit, da den Dispo genutzt. Alles irgendwie bekannt, aber nicht in eine Summe zusammen geführt (quasi schön gerechnet). Die Summe von rund 50.000 € war dann auch ein rechter Schock und durchaus heftiger Abschluss des Tages: “Ich brauche einen Befreiuungsschlag. Sonst weiß ich nicht wie das gehen soll.”

Tag 2) vorbereiten der neuen geordneten Abläufe

Nach einer unruhigen Nacht kam er am zweiten Tag entsprechend etwas angeschlagen und müde ins Büro. ABER extrem motiviert die Dinge anzugehen und bereits jetzt dankbar für die zahlreichen Erkenntnisse des ersten Tages. Ich habe wirklich selten einen Kunden begleiten dürfen, der vom ersten Moment an so offen und wertschätzend den anstehenden Veränderungen gegenüber stand!

Mir war klar, dass es absolut keinen Sinn haben würde, hier theoretisch zu vermitteln, was zu erstellen sei um den Laden in den Griff zu bekommen. Die nötigen Ordnungssysteme, Planungstools und Checklisten mussten fertig vorliegen – individuell angepasst und sofort anwendbar. Also habe ich einen sehr langen Tag lang, genau das getan. Inklusive dem Kauf der nötigen Ordnungssysteme, die ich am nächsten Tag “fertig bestückt” präsentieren wollte. Was hilft, das hilft und darauf kommt es aus meiner Sicht bei einer pragmatischen individuellen Beratung an! Konkret sind an diesem Tag entstanden:

  • Vorlage für Tagesplanung und Wochenplanung
  • generelle Projektplanung mit Hilfe einer im Büro gut sichtbaren Projektmanagement-Tafel
  • Projektchecklisten (als Teil der Planung und des Ordnungssystems)
  • Büroordnungssysteme wie Wiedervorlage, Projektmappen und Kundenakten

Ich habe einfach mit im Büro gesessen und die Dinge abgearbeitet, während rundherum das normale Tagesgeschäft weiter lief. Dabei habe ich natürlich noch einmal viel mitbekommen, was in erster Linie den Eindruck vom Vortag in Stein meißelte.

“Weißt Du was, wenn Du jetzt nicht da sitzen würdest, wäre ich schon wieder aufgesprungen und hätte es sofort erledigt. Jetzt habe ich das erste Mal überlegt, ob das wirklich sofort sein muss: erst sammeln, sortieren und strukturiert erledigen. Nach Wichtigkeit.”

Für den nächsten Tag brauchte ich dann allerdings die ungeteilte Aufmerksamkeit des Unternehmers.

Tag 3) Der ersehnte Befreiungsschlag kam durch das Aufräumen und Organisieren des Büros – das Geld lag überall verteilt

Viele Selbstständige haben einmal ihr Unternehmen gegründet, weil sie fachlich gut sind. Sehr sehr häufig fehlt im Gegenzug das Wissen zu Ordnungssystemen, Planung und Arbeitsorganisation – was in diesem Fall der große Knackpunkt war.

Wir haben an diesem Tag richtig Gas gegeben und alle Schreibtische, Ablagen und Schränke aufgeräumt!

  • Jedes offene Projekt, jede laufende Anfrage hat eine Projektmappe mit Projektcheckliste bekommen, die wir direkt gemeinsam ausgefüllt haben.
  • Danach wurden sie in die Wiedervorlage einsortiert: wann ist was zu tun.
  • Die künftigen Arbeitswochen haben eine grundsätzliche Struktur mit festen Arbeitsblöcken für wichtige Dinge wie Angebote, Rechnungen, etc. erhalten
  • Laufende und anstehende Projekte wurden in die neue bereits montierte Projekttafel eingetragen
  • haufenweise Zettel und Unterlagen wurden entweder abgeheftet, entsorgt oder Projekten in den neuen Projektmappen zugeordnet

Beim Aufräumen und Organisieren wurden zahlreiche in Vergessenheit geratene (verschüttete) Notizzettel gefunden. Angebote und Folgeaufträge die nicht erstellt worden waren, weil sie wie in Tag eins beschrieben, einfach untergegangen waren. Auch diese haben wir in entsprechende Projektchecklisten eingetragen und als wichtige Aufgaben terminiert. Und jetzt kommt es: Die Summe dieser konkret möglichen Aufträge entsprach fast exakt der Summe der Verbindlichkeiten! Der Befreiungsschlag hatte die ganze Zeit über in greifbarer Nähe gelegen.

Ich möchte es nicht übertreiben, aber die Präsentation der vorbereiteten Büroordnungssysteme und die Erklärung wie man sie nutzt, inklusive sofortiger Anwendung, hat regelrecht enthusiastische Begeisterungsstürme hervor gerufen. “Das ist genial, das ist die Lösung”, habe ich an diesem Tag immer wieder gehört.

Eine große Baustelle die man nur mittelfristig lösen können würde, war der Schlendrian der Mitarbeiter. Die nötige Disziplin sich selbst und zuverlässig um die Bestückung der Fahrzeuge mit Werkzeug und Material zu kümmern, wird einkehren, wenn der Chef mit zuverlässiger Organisation und gutem Beispiel voran geht. Realistisch betrachtet war hier erst einmal keine radikale Veränderung der Situation zu erwarten.


Diese drei Beratungstage vor Ort waren sehr intensiv, lang und anstrengend. Aber sie haben richtig richtig Freude gemacht! Die Ergebnisse waren so konkret und pragmatisch, der Unternehmer außerordentlich motiviert die neuen Dinge umzusetzen, dass ich mit einem sehr guten Gefühl nach Hause gefahren bin.

Wenig später habe ich auch einen Anruf erhalten, dass ein wesentlicher Punkt für die konsequente Umsetzung auch sofort angegangen worden war: Statt einer studentischen Hilfskraft, würde in Kürze eine erfahrene Büromanagerin angestellt werden, die sich natürlich mit allen frisch etablierten Systemen gut auskannte! Eine Investition die sicher erst einmal weh tat, aber elementar wichtig für den künftigen Erfolg war. Der sich auch einstellte: Das Team der Monteure ist von vier auf sechs gewachsen und die Projekte werden inzwischen termingerecht durchgeführt.

Eine tolle Business Story über den nötigen Befreiungsschlag durch Offenheit und gute Arbeitsorganisation!

Alles Gute und allzeit gute Geschäfte.
Ihre Jasmin Möser – Die mit dem Plopp-Effekt fürs Business

Mal einen richtigen Befreiungsschlag durch Großaufträge zu landen ist für kleine Unternehmen in Schwierigkeiten immer wieder eine Hoffnung.
Ein Befreiungsschlag durch Mehraufträge – in diesem Fall lag das Geld überall verteilt herum. Durch nicht erstellte Angebote, noch nicht ausgeführte Projekte und nicht genutztes Potenzial an Folgeaufträgen.

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