unterbrochener Workflow:Wenn der Workflow ständig durch Störungen unterbrochen wird, ist das sehr ineffizient für die Arbeit.

Alltagsproblem unterbrochener Workflow – ständig stört jemand

Alltagsproblem unterbrochener Workflow: Wenn nicht ständig jemand stören würde, könnte ich so schön arbeiten. Das Telefon klingelt, das Handy vibriert, das Emailpostfach gibt keine Ruhe, die Kollegen wollen ständig irgendwas, von den Kunden ganz zu schweigen. Regelmäßig geht man mit der Überzeugung nach Hause, von der Arbeit nichts geschafft zu haben. – Wie kann man das Gefühl von Unzufriedenheit abstellen?

Neben Telefon, Mails und Kollegen, sind es vor allen Dingen Kunden, die für das Gefühl sorgen, wegen all der Ablenkungen kaum zur eigentlichen Arbeit zu kommen. Dabei ist das Gefühl, so gut wie nie zu den Dingen zu kommen, die man erledigen möchte, auf Dauer gefährlich. Dies erzeugt ein Gefühl von ständiger Getriebenheit und sorgt mitunter für den Eindruck ständigen Versagens. Weil man seine Arbeit nicht schafft und somit ungenügend sei.

Es ist wichtig sich zu verdeutlichen, dass all diese Dinge, die wir zunächst als Störung empfinden, Teil unserer Arbeit sind: Das Annehmen von Telefonaten, Austausch mit Kollegen – auch das gegenseitige Helfen, das leere Druckerpapier, das Beantworten von E-Mails. Und allem voran das Bedienen von Kunden – sie sind die wichtigste Ressource im Unternehmen, sie sorgen dafür dass es am Ende des Monats ein Gehalt gibt. All diese Tätigkeiten sind nicht lose Enden neben der eigentlichen Arbeit, sondern sie sind die Arbeit. Das verändert die Bewertung von dem, was man im Arbeitsalltag geschafft hat, enorm.

Doch nicht nur die mentale Einstellung ist wichtig, sondern auch eine gute Arbeitsorganisation und Selbstdisziplin. Ein häufig unterbrochener Workflow, verschwendet Zeit die wir nicht haben. Schon gar nicht, wenn man mit seiner Selbstständigkeit oder seinem Unternehmen in Schwierigkeiten steckt. Da gilt es doppelt gut organisiert mit seinen Ressourcen umzugehen.

Unterbrochener Workflow ist Vernichtung wertvoller Zeit.

unterbrochener Workflow:Wenn der Workflow ständig durch Störungen unterbrochen wird, ist das sehr ineffizient für die Arbeit.

unterbrochener Workflow – die eigene Arbeitsorganisation durch einfache Maßnahmen verbessern

Nichts, aber auch nichts, vernichtet (Arbeits)Zeit mehr als das häufige Springen zwischen Themen und Aufgaben. Ebenso wie zahlreiche Ablenkungen: BING – “Oh, eine Mail, wie wichtig die wohl ist?” BING – “Oh, eine Nachricht, da schaue ich gleich mal nach…” BING – “Schon geantwortet, da schreibe ich gleich noch einmal zurück.” KLINGELING – “Oh, ein Anruf – oh nein, der schon wieder…” KLOPF KLOPF “Du sag mal, kannst Du mal hier bei Excel schauen…” Und dazwischen versucht man, diese eine Mail, diesen einen Bericht oder dieses eine Angebot zu schreiben. Wofür man plötzlich locker zwei Stunden braucht, weil man immer wieder neu ansetzen muss. Dazu dieser Berg Unterlagen die man schon längt lesen, die ganzen tollen Ideen die man schon längst angehen wollte. STOPP! Ein häufig unterbrochener Workflow durch Störung oder Ablenkung ist einfach Murks und erschwert den Alltag enorm.

Sich selbst disziplinieren, nicht sofort bei jedem Pieps springen und sich nicht verzetteln.

  • Tätigkeiten konsequent in Arbeitsblöcken organisieren! – gleiche oder ähnliche Tätigkeiten in einem Block zusammen fassen und nicht zwischen verschiedenen Aufgaben springen. Beispielsweise: Block 1) E-Mails beantworten, Block 2) Angebote schreiben, Block 3) Rückrufe gebündelt durchführen, Block 4) den Kollegen helfen.
    Alternativ nach Projekten / Aufträgen / Themen vorgehen. Beispielsweise: Block 1) Auftrag Müller – mit allem was dazu gehört (Angebot, Mail, Anrufe, etc.), Block 2) Auftrag Schmidt – mit allem was dazu gehört, Block 3) Internes wie den Kollegen helfen, etc., Block 4) Ehrenamt
  • Klare Zeitvorgaben pro Aufgabe setzen! – Man kennt den Effekt, dass man bei Zeitdruck plötzlich viel mehr schafft als ohne. Diesen Effekt kann man sich regelmäßig zu Nutze machen, indem man seinen eigenen Zeitaufwand für eine Aufgabe limitiert, z.B. 15 Minuten für diese eine Mail oder 60 Minuten für diesen Text, den man vor sich her schiebt. Das hilft dabei, sich nicht in Details zu verlieren.
  • Ablenkungen eliminieren! – Wenn man mit einem zeitlich limitierten Arbeitsblock startet, sollte man sich selbst helfen und sich die volle Konzentration ermöglichen. In dem Zeitfenster, das Mailprogramm schließen, das Handy aus oder stumm schalten, die Tür schließen und das Telefon auf den Anrufbeantworter stellen. Auf dem Schreibtisch liegt währenddessen nur, was man gerade bearbeitet – der Rest ist aus dem Blickfeld geräumt. Sie werden sich wundern, wie konzentriert und schnell Sie plötzlich sein können!
  • Nein sagen, aber freundlich! – Zum Tipp Kollegen wegschicken oder Telefon ausstellen höre ich häufig einen Aufschrei “NEIN, das geht bei mir nicht, das kann ich nicht machen!” Tun Sie sich selbst den Gefallen und antworten Sie: “Ich helfe Dir gerne, aber ich muss das hier erst noch fertig machen. Ich komme dann zu Dir.” Oder besprechen Sie den Anrufbeantworter freundlich: “Ich rufe Sie gerne zurück.” Probieren Sie es aus! Ich verspreche Ihnen, dass es gut tut – und auch hier werden Sie sich wundern, wie viele Dinge sich in der Zwischenzeit von selbst erledigt haben oder selbst eine Lösung gefunden wurde…
  • Den Arbeitstag vorbereiten! – Nehmen Sie sich für den Tag Dinge konkret vor. Und machen Sie es dann auch! Seien Sie dabei aber realistisch und planen Sie Zeitpuffer für Ungeplantes oder Tätigkeiten ein, die länger dauern als geplant. Maximal 70-80% der Arbeitszeit verplanen!
  • Ungeliebtes zuerst! – Ja, es ist hart, aber mit Dingen die man gerne vor sich herschiebt, sollte man gleich beginnen. Warum? Einerseits wird man unglaublich erfinderisch, wenn es darum geht andere Tätigkeiten in die Länge zu ziehen – mit der insgeheimen Hoffnung, dass am Ende des Tages keine Zeit mehr für diese eine blöde Sache bleibt. Andererseits hat man sie ohnehin die ganze Zeit im Hinterkopf und weiß ganz genau, dass man eigentlich ran müsste. Also: Diese eine blöde Sache gleich erledigen und dann flutscht der Rest schon ganz von allein.

Mit diesen pragmatischen Punkten, werden die Konzentration, Effizienz und auch Zufriedenheit deutlich steigen – fest versprochen! Ein unterbrochener Workflow sollte so nur noch eine Ausnahme sein.

Denken Sie immer daran, dass Ihnen ein häufig unterbrochener Workflow den Arbeitsalltag unnötig schwer macht. Insbesondere wenn Sie in der Situation sind, sich selbst aus einer Sackgasse manövrieren zu müssen. Da ist volle Konzentration und Effizienz doppelt wichtig! Denn es gilt keine Zeit zu verlieren!

Weiterbildung und Motivation in kleinen, leicht zugänglichen Häppchen zu liefern, ist mein Beitrag für ein modernes Zeitmanagement kleiner Unternehmen.“

Also bringen wir den Arbeitsalltag und den Schreibtisch auf Vordermann! Damit ein unterbrochener Workflow der Vergangenheit angehört und die Dinge wieder leicht von der Hand gehen.
Das wird schon.

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