Hilfe & Beratung für Selbstständige

Ich muss bald ein unangenehmes Gespräch führen – wie bereite ich mich richtig vor, damit es konstruktiv bleibt?

Schwierige Gespräche führen: Tipps für Selbstständige & Unternehmer
Bereite dich optimal auf schwierige Gespräche vor – mit Kommunikationsstrategien, Gesprächstechniken und klarer Haltung für ein konstruktives Ergebnis.

💡 Kurzantwort: Mit guter Vorbereitung, klarer Kommunikation, aktives Zuhören und positiver Haltung kannst du schwierige Gespräche erfolgreich führen und Konflikte konstruktiv lösen.

Unangenehme Gespräche mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden sind oft unvermeidlich – und wirken oft wie Schatten, die wir vermeiden wollen. Doch mit klarer Vorbereitung kannst du schwierige Gespräche als Chance nutzen.

Starte mit Zielklarheit: Was willst du erreichen? Welche Grenze willst du ziehen? Formuliere dein Anliegen konkret und überlege, wo du kompromissbereit bist – und wo nicht. Dann plane dein Vorgehen: Notiere die wichtigsten Punkte, zieh dir Leitfragen zurecht und überlege mögliche Reaktionen.

Während des Gesprächs ist aktive Kommunikation entscheidend: Sprich von deinen Empfindungen („Ich bekomme …“, „Ich erlebe …“) statt Vorwürfen („Du hast …“). Höre aktiv zu, fasse das Gesagte zusammen, um sicherzugehen, dass du verstanden hast – das entschärft Konflikte. Erkenne auch Emotionen an und bleibe möglichst sachlich.

Bleibe in deiner klaren Haltung: Formuliere Grenzen und lösungsorientierte Vorschläge. Selbstständigkeit heißt oft auch Selbstverantwortung – und dazu gehört, Konflikte anzusprechen. Übe den Gesprächsverlauf, visualisiere positive Ergebnisse und sei bereit, das Gespräch auch zu beenden, wenn es zu destruktiv wird.

Wenn du merkst, dass dich die Angst oder Unsicherheit blockiert, kann Begleitung helfen. Mit meiner Unternehmer Beratung, machen wir eine strukturierte Vorbereitung, damit du deine schwierigen Gespräche mit mehr Gelassenheit und Klarheit führen kannst – und deine Anliegen souverän zur Sprache bringst.

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Schwierige Gespräche führen, gehört zum Überwinden einer Krise dazu: ob in der Beziehung, privat oder eben auch in der Selbstständigkeit. Steckt man mit seiner Selbstständigkeit in Schwierigkeiten, muss man schwierige Gespräche führen. Mit der Bank, dem Finanzamt, Gläubigern, Mitarbeitern, vielleicht auch mit Familie und Freunden. Gespräche, die man am liebsten umgehen möchte und vor denen man Bauchschmerzen hat. In 3 Schritten kann man sich gut darauf vorbereiten.

Man ist in Krisenzeiten auf Hilfe angewiesen. Es ist wichtig, mit allen Beteiligten im Gespräch zu bleiben und sie offen zu informieren – am besten aktiv und nicht erst auf Nachfrage, wenn die Probleme offensichtlich sind. Das Vertrauen nicht zu verlieren ist enorm wichtig. Die gute Nachricht ist, dass diese Aussprachen mit einer guten Vorbereitung und klaren Gesprächsführung, einen echten Durchbruch bringen können – faktisch aber auch mental.

Vor einem Gespräch hat man Angst, weil man die Reaktion des Gesprächspartners oder seine Antwort befürchtet. Darauf kann man sich jedoch gut vorbereiten.

Arbeitsmittel:

• Ein Blatt Papier, am rechten Rand zieht man einen vertikalen Strich und trennt so etwa ein Drittel ab. Diese Spalte bietet Platz für die wichtigen Notizen der Vorbereitung. So verliert man das Gesprächsziel und seine Argumente nicht aus den Augen! Auch wenn es vielleicht emotional und hitzig wird, oder man vor lauter Aufregung Luft im Kopf hat. Ein Blick aufs Blatt und man ist wieder im Gespräch.

1) Schwierige Gespräche führen Tipps – sich mental rüsten

Mentale Stütze: Oben rechts kann man ein Herz, Anker oder sonstiges Motiv malen. Dieses steht für eine persönliche Erinnerung, einen ganz besonderen Moment, in dem man sich gut, stark und selbstsicher gefühlt hat. Ein Erfolgserlebnis, ein Ereignis das einen strahlen, stolz die Schultern straffen und aufrecht sitzen lässt. Genau darum geht es. Vor dem Gespräch und wenn man im Verlauf etwas zusammenfällt, erinnert man sich beim Blick auf das Motiv daran und richtet sich wieder auf. Das ist wichtig für eine erfolgreiche und zielorientierte Gesprächsführung! Niemand außer Ihnen weiß, wofür das Bild steht, also keine Angst. Die Methode ist einfach, aber wirkungsvoll.

2) Checkliste schwierige Gespräche führen – sich inhaltlich vorbereiten

Inhaltliche Vorbereitung: Der Anlass für das Gespräch ist vermutlich unbequem und heikel. Vielleicht brauchen Sie etwas oder müssen etwas Unangenehmes mitteilen. Es ist wichtig, dass man sich darauf gut vorbereitet. In kurzen, präzisen Stichpunkten sollte man sich dies im Vorfeld notieren:

• Was ist der Anlass für dieses Gespräch?
• Was ist das Ziel dieses Gesprächs?
• Was ist das bestmögliche Resultat, das ich erreichen will?
• Was ist ein Kompromiss, mit dem ich mich arrangieren könnte?
• Was kann ich meinem Gesprächspartner anbieten, wie kann ich ihm entgegen kommen?
• Warum sollte mein Gesprächspartner darauf eingehen – seine Vorteile aus einem gemeinsamen Kompromiss oder Zugeständnissen.
• Was wäre das “Worst Case”-Ergebnis?
• Welche Unterlagen, Zahlen, Daten, Fakten werden gebraucht? Was muss ich mitbringen?

Organisatorische Vorbereitung: Schwierige Gespräche führen ist wichtig, mitunter sogar existenziell. Diesen Stellenwert sollten sie auch im Tagesverlauf haben. Die inhaltliche Vorbereitung sollte am Vortag abgeschlossen sein, nicht auf den letzten Drücker. Ausgeschlafen, zurecht gemacht und pünktlich sein, ist selbstverständlich. Haben Sie alles griffbereit und in passender Anzahl für die Gesprächspartner dabei.

3) Schwierige Gespräche führen – das Gespräch

Das Gespräch: Ganz nach der Redensart „Der Ton macht die Musik“, sollten sie im gesamten Gesprächsverlauf freundlich, offen und präzise sein.

• Sitzen Sie aufrecht, seien Sie aufmerksam und hören Sie gut zu.
• Sprechen Sie laut genug, deutlich und klar.
• Bleiben Sie sachlich und vermeiden Sie möglichst emotionale Ausbrüche.
• Kein Geschwafel und Genuschel, behalten Sie das Ziel fest im Blick.
• Ihre gute Vorbereitung dient als Leitfaden und zeigt, dass Sie es Ernst meinen.
• Machen Sie sich Notizen zu den Argumenten Ihrer Gesprächspartner und zu den getroffenen Vereinbarungen.

Bedenken Sie bei all dem, dass Ihre Gesprächspartner auch das Recht haben, sauer und enttäuscht zu sein oder Ihnen Vorwürfe zu machen. Vielleicht haben sie auch schlichtweg nicht die Möglichkeit auf Ihre Bedürfnisse und Forderungen einzugehen. Lassen Sie sich davon nicht aus der Bahn werfen! Bleiben Sie professionell und bedanken Sie sich auf jeden Fall für die Möglichkeit, dieses Gespräch zu führen. Manchmal öffnen sich auch erst im Nachgang neue Türen.

Allen, grundsätzlich allen, ist daran gelegen, eine gute Lösung und einen gemeinsamen Weg zu finden. Tragen Sie diese Überzeugung im Herzen, bevor Sie schwierige Gespräche führen.

Das gilt für alle Lebensbereiche:

• Schwierige Gespräche führen Beziehung
• Schwierige Gespräche führen privat
• schwierige Gespräche führen Familie
• schwierige Gespräche mit Mitarbeitern führen

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und allzeit gute Geschäfte.
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